Dat laatste deden we ook al voor corona

Online trainingen zijn immers makkelijk op te schalen en altijd en overal beschikbaar. Bovendien is het een grote puzzel om mensen uit de operatie uit te roosteren voor een halve of hele dag training. Zeker voor een grote logistieke organisatie als Rhenus Contract Logistics is online trainen een uitkomst. Caroline Segers, Employee Experience Specialist vertelt: ‘In 2018 zijn wij gestart met UpTrek: een online gamified leerplatform ontwikkeld door IJsfontein.’ Bij Rhenus werken ongeveer 1100 mederwerkers. Er moet dus veel getraind worden. ‘Door online te trainen besparen we tijd en geld. We hebben in UpTrek bijvoorbeeld een Safety en Security training ontwikkeld. In één maand hebben we 70% van alle medewerkers geschoold. Dit leverde een besparing op van 1900 uren.’

Maar online trainen kan veel meer zijn dan een besparing op tijd en kosten. Mits goed ontwikkeld levert het in sommige gevallen ook gewoon een betere leerervaring op

Bijvoorbeeld wanneer een actieve vorm van leren beter past bij de doelgroep

‘Onze medewerkers zijn het best te omschrijven als actieve doeners‘, vertelt Caroline. ‘Dat zijn geen mensen die graag een hele dag in een klaslokaal zitten.’ In UpTrek volgen de medewerkers de training waar en wanneer het hen uitkomt. Ze kunnen bovendien de training in kleine stukjes knippen, ze kunnen stoppen wanneer ze willen en later weer verder gaan. Doordat UpTrek gebruikt maakt van spelelementen is het bovendien een hele actieve vorm van leren, wat goed past bij deze doelgroep. ‘Medewerkers zijn in UpTrek onderdeel van een team en gaan de competitie aan met andere teams. Dat werkt heel motiverend, ze vinden het echt leuk om te doen.’

Een online training kan ook het effect van een fysieke training versterken

Nieuwe medewerkers van Rhenus volgen vóórdat ze op kantoor ingewerkt worden, de onboardingmodule in UpTrek. Dit werkt goed. In de eerste 5 weken zijn de nieuwe medewerkers 17% efficiënter dan medewerkers die de online training niet hebben gevolgd. Ze werken sneller en maken minder fouten. Nieuwe kennis wordt sneller opgepikt en blijft beter hangen. David Ausubel, een psycholoog gespecialiseerd in educatie, toonde dit effect in de 70’er jaren aan met een experiment. Hij liet zien dat leerlingen nieuwe stof beter kunnen verwerken als het gekoppeld wordt aan kennis die al aanwezig is. Door de online modules hebben de medewerkers voorkennis waaraan ze de nieuwe kennis die ze op locatie krijgen kunnen koppelen. Dit maakt het inwerktraject aanzienlijk effectiever.

Door online te trainen kun je veel méér trainen

‘UpTrek is zo opgezet dat organisaties er heel goed zelf mee kunnen werken. Wij verzorgen een train de trainer workshop en kijken in het begin mee, maar daarna kan de organisatie het zelf‘, vertelt Maria de Lange, productowner UpTrek bij IJsfontein. En daar maakt Rhenus dankbaar gebruik van. Op dit moment zijn ze bezig met het ontwikkelen van een training die gaat over de waarden van Rhenus. ‘Normaal zouden we hier geen aparte training voor ontwerpen. Dat vraagt namelijk te veel tijd en logistieke planning en weegt niet op tegen de voordelen. ‘Met UpTrek kunnen we het wel doen,’ vertelt Caroline. Ook heeft ze een training ontwikkeld over corona. Hierin werden niet alleen de gedragsregels behandeld, maar werd er ook aandacht besteed aan de psychische effecten van de lockdown. ‘Deze trainingen hadden we niet gemaakt zónder UpTrek.

De kunst is om het als twee verschillende complementaire vormen van leren te zien

‘Je kunt een fysieke training niet 1 op 1 vertalen naar een online training. Dan lever je echt in op de leerervaring. Maar als je de training opnieuw gaat ontwerpen en gebruik maakt van de digitale en online mogelijkheden, dan krijgt het online trainen een hele eigen unieke kwaliteit. En dat is precies wat we met UpTrek willen bereiken’, vertelt Maria. UpTrek is ontworpen op basis van jarenlange ervaring van IJsfontein met (digitaal) spelend leren. ‘Die ervaring hebben we vertaald naar een gebruiksvriendelijk platform, waarmee je met relatief weinig moeite een waardevolle online leerervaring kunt ontwerpen.’ Zelf ook een online leerervaring? Ontdek de mogelijkheden van UpTrek.

Stap voor stap

‘We leren, stellen bij en bouwen weer verder,’ vertelt Caroline. ‘Als je de overstap wilt maken naar digitaal of blended leren moet je echt kunnen vertrouwen op de expertise van je leverancier en de kwaliteit van het platform. Ook al is UpTrek niet geheel op maat voor ons gemaakt, soms voelt het wel zo. Er wordt echt geluisterd naar onze wensen.’

En dat werkt twee kanten op. Maria: ‘De ervaringen van Rhenus helpen ons om het platform steeds beter te maken. Ze zijn een grote organisatie die durft te pionieren en de meerwaarde ziet van online trainen. Indirect hebben ze veel invloed op hoe UpTrek zich ontwikkelt.’

De toekomst

Ook internationaal willen ze stappen gaan maken. Zowel Duitsland als Polen zijn enthousiast geworden over het platform. Tot slot wil Rhenus inzetten op meertaligheid. Veel medewerkers spreken geen Nederlands en slecht Engels. UpTrek biedt de mogelijkheid om dezelfde training in verschillende talen aan te bieden. Caroline: ‘Online leren heeft definitief een plek in onze organisatie.’

Meer informatie of UpTrek zelf een keer ervaren? Neem contact op met Bart. bart.hufen@ijsfontein.nl

Feedback geven is spannend. Uit wetenschappelijke experimenten blijkt telkens weer dat als mensen een ander persoonlijk moeten beoordelen, ze dan niet zeggen wat ze echt vinden. Het is onze natuur om de sfeer prettig te houden. Je weet immers nooit hoe de bal terugkaatst als je een collega vertelt wat je als negatief hebt ervaren. Het gevolg is dat de meeste mensen terughoudend zijn om iemand direct aan te spreken op zijn of haar gedrag.

Belangrijk is dat feedback geven een collectief instrument wordt. Het moet door de hele organisatie erkend worden als belangrijke waarde. Dat vraagt om een bedrijfscultuur waarin medewerkers zich veilig voelen om fouten te maken en om te leren. Zo’n cultuur kenmerkt zich door een growth mindset in plaats van een fixed mindset. Medewerkers hebben het vertrouwen dat ze zich kunnen ontwikkelen en steeds beter kunnen worden in hun vak.

Medewerkers in de ambulancezorg werken vaak onder hoge druk. Feedback geven is in deze organisatie niet vanzelfsprekend, blijkend uit de uitkomsten van het medewerkertevredenheidsonderzoek. Hierin wordt een beeld geschetst van een cultuur waarin medewerkers terughoudend zijn met het geven van feedback. Medewerkers ervaarden zowel het geven als het ontvangen van feedback als uiterst ongemakkelijk.

De ambitie van RAV Brabant is om een lerende organisatie te worden. Feedback geven is daar onderdeel van. Om de druk op planning te verlichten zochten ze een oplossing waar medewerkers zelf mee aan de slag kunnen in verloren uurtjes. Samen met IJsfontein is de organisatie gaan onderzoeken hoe ze dit konden doen met behulp van het gamified leerplatform UpTrek. ‘Het is de eerste keer dat we experimenteren met docent-onafhankelijke training’, vertelt Martin Dubbelman, opleider en trainer bij RAV Brabant. ‘Het oplossingsvermogen van medewerkers is veel groter dan je denkt. Daar maken we nu gebruik van.’ Zelf ook een online leerervaring? Ontdek de mogelijkheden van UpTrek.

Maria de Lange is product owner van UpTrek en legt uit. ‘We werken iteratief, dat betekent dat we heel veel testen met de doelgroep, al vanaf het eerste prototype.’ Ook met deze nieuwe feedbackmodule is het team al snel gaan testen. ‘En dat was maar goed ook. In de eerste versie gingen medewerkers niet alleen aan de slag met de theorie rondom feedback geven, maar werden ze ook gestimuleerd om direct feedback te geven aan collega’s. We liepen duidelijk te hard van stapel. Medewerkers werden boos en voelden zich niet veilig’, vertelt Maria.

Het UpTrekteam zocht naar een manier waarop medewerkers toch veilig konden oefenen met feedback geven én werden uitgedaagd om op zichzelf te reflecteren. ‘We hebben gekozen voor een vorm, waarin niet met echte collega’s werd geoefend maar met fictieve karakters en (grappige) filmpjes die gaan over ‘andere’ mensen. Dat zorgde voor luchtigheid en maakte de stof heel toegankelijk.’ Ook werden medewerkers geconfronteerd met hun eigen aannames en vooroordelen. In de game worden ze beloond als ze hier eerlijk over durven zijn.

Maar dan in een veel veiligere setting. Medewerkers werken in de game samen met hun eigen team, maar konden niet van elkaar zien welke antwoorden ze gaven. Als team kunnen ze punten verdienen. Hoe meer er gespeeld wordt, hoe meer punten. Bovendien konden ze extra punten verdienen door zichzelf te verbeteren of een collega uit te dagen voor een quizbattle. In de game heeft ieder team een eigen eiland. Door te spelen verdienen ze items waarmee ze hun eiland mooier kunnen maken. Ze zien ook hoe andere teams scoren.

De hele maand november werden medewerkers uitgedaagd om de game te spelen. Hier werd massaal gehoor aan gegeven. ‘De medewerkers vonden het echt leuk om te doen. Ze vonden het er prachtig uitzien en waren fanatiek om van hun eiland de mooiste te maken’, vertelt Martin. Het winnende team kreeg een geldbedrag voor een teamuitje en een wisselbeker. Het effect van de training is nu al zichtbaar. ‘We werken met praktijkopleiders die feedback moeten geven aan hun studenten. We zien dat de kwaliteit van hun verslagen is toegenomen na deze training.’

In een organisatie waarin medewerkers niet gewend zijn om feedback te geven en te ontvangen kan je niet ‘zomaar beginnen’ met feedback geven. Dat voelt niet veilig en zal alleen maar een averechts effect hebben. Door deze eerste module met alle medewerkers te spelen is de toon gezet en zijn ze klaar voor de volgende stap. Martin: ‘Het team van IJsfontein spreekt de juiste taal en duikt echt helemaal in de materie. Ze bleven maar vragen stellen en luisterden echt naar ons en naar de medewerkers. Dit leverde niet alleen een prachtige game op, maar ook nieuwe inzichten over onze cultuur en organisatie, die ons gaan helpen om de cultuurverandering verder vorm te geven.’ Samen met IJsfontein kijken we nu naar de volgende stap. ‘Cultuurverandering gaat niet zomaar, maar je moet wel durven beginnen. Daarna kan je altijd weer bijsturen.’

Deze feedback module is op maat ontwikkeld voor RAV Brabant maar met een paar uiterlijke aanpassingen ook geschikt voor andere organisaties. Neem contact op met Bart voor een demo. bart.hufen@ijsfontein.nl

Hierbij baseren wij ons op de zelfdeterminatie theorie van Deci & Ryan (1985; 2000). De zelfdeterminatie theorie maakt allereerst onderscheid tussen intrinsieke en extrinsieke motivatie. Intrinsieke motivatie is motivatie die van binnenuit komt, de leerling is gemotiveerd om iets te leren waarin hij/zij zelf geïnteresseerd is. Bij extrinsieke motivatie zorgen externe prikkels dat de leerling gemotiveerd is, zoals een beloning in de vorm van een hoog cijfer. Intrinsieke motivatie zorgt vaak voor betere leerresultaten.

Volgens Deci & Ryan kunnen cursus ontwikkelaars de intrinsieke motivatie verhogen als ze weten in te spelen op drie psychologische basisbehoeften:

• Autonomie. De leerling heeft de vrijheid om een activiteit naar eigen inzicht te kunnen uitvoeren en heeft invloed op wat hij/zij doet.
• Gevoel van competentie. Het vertrouwen dat de cursist moet hebben in eigen kunnen.
• Relatie, sociale verbondenheid. De verbondenheid met de omgeving, ofwel vertrouwen hebben in anderen. En een positief sociaal klimaat; cursisten moeten zich vrij voelen om vragen te stellen en niet bang zijn om fouten te maken.

Hier ligt dan ook de belangrijkste oorzaak waarom mensen hun online cursus niet afmaken. Er is niemand die je helpt, stimuleert of uitdaagt. Wel een motiverende online leerervaring? Ontdek de mogelijkheden van UpTrek.

Implementatie van onderstaande tips in jouw leer- of werkontwerp leidt tot verhoging van motivatie. En zodoende tot een beter rendement op opleiden en samenwerken, juist in Coronatijd.

Teams creëren; Creëer diverse teams binnen je werk- en leeromgeving. De ideale omvang van teams bedraagt 5 tot 7 werknemers. Een team werkt samen, leert van elkaar en stimuleert elkaar.

Competitie; Implementatie van een team-competitie stimuleert betrokkenheid, fanatisme en onderlinge samenwerking en verhoogt daarmee de motivatie.

Urgentie; Het toevoegen van urgentie creëert meer druk en elimineert de uitstel-houding die meeste mensen wel kennen.

Gamificatie; Implementatie van gamificatie zorgt voor een balans tussen leren, werken en vermaak.

Vrijwillig; Vrijwillige deelname zorgt voor autonomie, hetgeen belangrijk is voor motivatie en doorzettingsvermogen.

Meer informatie of UpTrek zelf een keer ervaren? Neem contact op met Bart. bart.hufen@ijsfontein.nl